ECM система Alfresco - документооборот компании

Не секрет, что в любой современной организации даже небольшого размера циркулулирует достаточно большое количество разного рода документов. Год-два, и исполнители без должной организации уже не смогут справляться с их обработкой и будут буквально завалены различного рода инструкциями, отчетами, предписаниями и так далее. Применение свободной ECM-системы Alfresco позволит решить большую часть задач по обработке документации на всех этапах. И это еще не все ее возможности.

Назначение ECM Alfresco:

Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.

Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). У нас чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.

Самыми известными представителями данного класса являются коммерческие Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)  и DIRECTUM. Есть в списке решений и имеющие свободную лицензию, например Alfresco, о котором пойдет речь далее в статье.

Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.

Alfresco построен исключительно на открытых стандартах, в разработке используется принцип свободного ПО, доступен исходный код системы. Модульный дизайн позволяет при необходимости выбирать между нужной функциональностью и производительностью.

Разработчики выделяют пять основных функций своей системы:

-  Управление документами (Document Management) – виртуальная файловая система, система поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция;

-  Управление веб-содержимым (Web Content Management) – полноценная CMS-система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomla!. Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.

-  Управление записями (Records Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами контента, поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой – ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ISO 15489:2001). Реализованы автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.

-  Управление изображениями (Image Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровка» входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.

-  Хранилище данных (Content Repository) включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.

Собственно система Alfresco разработана с использованием Java-технологий, и в состав рабочей среды, кроме тех, о которых уже говорилось, входит еще ряд стандартных компонентов: Apache Tomcat, OpenOffice.org (для конвертации документов), Java SE Development Kit (JDK), SWF Tools (утилита pdf2swf необходима для предпросмотра PDF-документов в Flash) и другие.

Разработчики Alfresco предлагают два варианта системы: Alfresco Enterprise Edition и Alfresco Labs. Нас интересует естественно бесплатный вариант Alfresco Labs. От коммерческой версии его отличают отсутствие поддержки со стороны разработчиков (только форум проекта), отсутствие сертификации.

Alfresco может быть установлен в любой операционной системе, для которой существуют все указанные компоненты – Windows, Linux, Solaris и Mac OS X.

Alfresco имеет ряд наград (например InfoWorld: Best of Open Source Applications 2007), поэтому о его плюсах можно рассказывать долго.